四、 公共设备和设施风险防范
根据《物业管理条例》第二十七条规定，全体业主依法享有的物业共用部位、共用设施设备的所有权或者使用权，物业本身及公共设备和设施的管理是物业管理公司的主要工作内容之一。小区和大厦公共设施、共用设备管理以及维护方面潜在的隐患也是物业管理风险的主要方面。为防止上述风险，物业管理公司应从以下几个方面着手：
首先，物业管理公司与开发商或业主委员会签订物业管理合同时，应当对物业共用部位、共用设施设备进行查验，与开发商或业主委员会、原物业管理公司进行交接的过程中，应对物业共用部位、共用设施设备的现状和存在的问题进行交底和记录，了解以往曾出现的故障和隐患，并由各方进行书面确认，这些记录和情况可作为以后防范风险的参考资料。对于交接过程中发现的重大损坏和人为原因造成的事故，根据不同情况，确定责任和修复费用的承担主体。
在办理物业承接验收手续时，物业管理公司应从建设单位接收下列资料：
（一）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等验收资料；
（二）设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料；
（三）物业质量保修文件和物业使用说明文件；
（四）物业管理所必须的其他资料。
在各方交接的过程中，向新的物业管理单位移交上述全部资料，是原开发商、业主委员会和原物业管理单位应履行的法定和合同义务，如果不履行，应承担相应的法律责任。
依据《民法通则》第一百二十六条规定，建筑物或者其他设施以及建筑物上的搁置物、悬挂物发生倒塌、脱落、坠落造成他人损害的，它的所有人或者管理人应当承担民事责任，但能够证明自已没有过错的除外。
根据上述规定，物业管理公司应首先明确自己的管理责任范围，管理责任范围决定风险责任承担的范围。建筑物基本可以分为两部分，一部分属业主自己入住的由业主自己维修和养护的范围，相应的责任和费用都由业主承担；如业主阳台放置的物品或者悬挂的物品坠落造成他人人身或财产损失的，由业主承担全部的赔偿责任；如果证明是受害人的故意行为造成的由受害人承担责任。在此情形下，无论是业主或非业主使用人的过失行为造成（或者是业主未成年子女、来访的未成年人）的行为导致的损害，业主都应承担相应的法律责任。物业管理单位分清上述责任，是防范自身风险的举措之一。
提高物业管理公司工作人员的防范风险的意识尤为重要。工作人员的防范风险意识指导他们日常的管理服务行为规范化、制度化和法律化，没有工作人员的防范风险意识，一切防范风险的措施都将成为空话。
为防范风险，物业管理公司必须对所管理的全部建筑物公共部位、共用设施和设备，按照经业主大会通过的各项管理制度的规定，做好日常检查、维修、保养工作，保持建筑物公共部位完好，共用设施和设备的正常运行。对房屋公共通道所属的窗户和公共天台、通道、空中连廊区域的绿化应定期检查是否完好，是否需要更换，存在危险隐患的区域要考虑设置明显的提示或警示标识，考虑在台风等特殊天气时，是否可能发生损坏，从而导致人身和财产损害，造成物业管理公司承担法律的赔偿责任。
为培养物业管理公司工作人员防范风险的意识，除对工作人员按公司管理制度的培训和规定操作训练，还需要对工作人员进行专业的法律知识培训，学习同行业和其他物业管理公司已经发生的教训是提高风险防范意识最有效的方法之一，既直观又深刻。通过培训，工作人员对照案例分析自身管理行为的潜在风险之处，加以纠正和规范。作为物业管理公司的高层管理人员和各管理处的主任不仅需要知道规范的管理制度，还需要知道为什么制定如此的管理制度，这样才能有效地在物业管理服务中控制和防范各类风险的发生。
物业管理公司的高层管理人员应该将法律意识和风险防范意识不折不扣地贯彻在日常的各项管理制度和工作中，不可流于形式和表面，同时要与法律风险的防范结合在一起，。物业管理公司和各项制度的草拟应加入法律专业人员的修改意见和建议，各项工作的管理流程的设计也应征求法律专业人员的意见，将风险控制真正落实和渗透在具体工作的每个环节中，严格控制每个环节的法律风险，提高整体的管理效率。物业管理公司应聘请专业的法律顾问，为企业提供法律专业服务；除对物业管理公司的管理制度和管理流程提供法律专业意见外，还能针对物业管理服务过程中出现的纠纷和事故，在第一时间采取紧急措施应对和处理，通过征求律师或法律顾问的意见，将法律专业知识与物业管理有机结合在一起；做好证据保全工作，依照法律规定采取谨慎有效的应对措施，为日后分清责任做好准备工作，避免责任和损失的扩大。事件发生后，对于已通过律师发函或通过诉讼、仲裁途径来解决的纠纷和争议事件，物业管理公司需要将事件的所有资料移交给律师或法律顾问，并由当时的经办人将事情的主要情况介绍给律师或法律顾问，由律师或法律顾问负责进行下一步的处理和应对，以避免由于法律专业的不足，造成进一步的不利和责任的扩大。
在建筑物及公共和共用设施、设备的管理中，物业管理公司全体人员应特别明确的一个问题是在目前的司法实践中，按照民法通则规定和最高人民法院的司法解释，由于建筑物及其他设施或附着物、悬挂物和坠落物造成人身和财产损害的诉讼，举证责任由建筑物或设施的管理人和所有权人承担，通俗地讲就是损害发生后，不是由受害人向法庭证明损害发生的原因，受害人只需要明确损害结果和证明该结果是由建筑物或设施导致的。而物业管理公司在法律上有义务证明自己在管理过程中是没有过错或损害结果是由受害人的故意行为造成的，如果不能证明这一点，法庭将依法推定管理人和所有权人负有过错责任。
物业管理单位所管理的房屋共用部位和公共、共用设施、设备的所有权人是小区或大厦的全体业主，受害人很难向所有人追索，而且目前的司法实践中也难以操作；同时根据物业管理单位与开发商或业主委员会的物业管理合同的约定，通常由于容易发生损害的设施设备的区域，应建有相应的监控设备，对现场进行监控和录像，定期存储。另外物业管理公司平常对房屋、设备设施的维修、养护等应进行书面和现场施工记录，如果是委托其他专业公司和人员完成的，应签订委托合同，并保留履行合同的所有证据，以证实自己已履行了义务，可以向该公司追索，以降低物业管理的风险和赔偿责任。
物业管理公司将物业管理中涉及的电梯、绿化、清洁等专项管理，委托给专业的公司，由专业公司提供专业化服务的分项发包形式。也是物业管理单位防范风险的措施之一。
物业管理公司在专项管理分包中，选聘电梯、绿化、清洁等专业公司时，首先必须审查承包公司的法人资格和专业资质；电梯维修保养专业公司不具备专业资质从事承包工作，不仅是违反法律规定，被法律所禁止。同时分包给没有专业资质的公司，物业管理公司负有明显的主观过错。如果设备造成业主和非业主使用人的人身和财产损害后果，物业管理公司将依法承担赔偿责任。其次，在物业管理公司与专业公司的承包合同中，应明确约定，专业公司在承包期间因维修保养不善造成设施本身的损坏或给第三人造成人身或财产损失的，由专业公司承担全部的赔偿责任。
一些物业管理公司为追求更大的经济利润，自己单位在未取得相应资质的情况下，委派单位内部人员从事电梯设备等日常维修、保养。形式上采用挂靠有资质单位的名义，每年交纳一定的管理费。这种做法是违法的，实际上承担了巨大的法律风险，这种做法是不可取的。
在公共和共用设施、设备的管理和养护过程中，如果发生事故和损害事件，应向有关部门报告，由相应的部门对事件进行调查，并作出调查报告，对事件和损害发生的原因进行认定；该原因在一定程度上可以说是法院认定过错和责任的唯一依据。因为在很多情况下，如果当时不进行调查和认定，在诉讼过程中由于距离事件发生的时间太久，很难查清和证明原因；而法院也不是专业机构，只能依法委托专门的机构进行鉴定，但时间太长、现场已不存在，专业鉴定机构也无法鉴定，物业管理公司也将不得不承担举证不能的败诉后果。事件和损害发生后，应积极面对，暂时的回避是解决不了问题的，责任也是无法摆脱的。
五、 公共环境风险防范
小区和大厦公共区域的绿化、消杀、环境污染的整改和公共区域施工等规范管理都是消除公共环境不安全因素和隐患的必要工作。
小区和大厦因公共设施维修工程或其他供水、供电、有限电视、网络、通讯等单位施工需要，在公共场所、小区道旁或者通道上挖坑、修缮、安装地下设施等，物业管理公司应监督施工单位或由物业管理公司在施工现场周边，设置明显标志和采取安全防护措施等，避免造成他人人身和财产损害。
物业管理公司在上述情形下，因维修物业或者维护公共利益，确需临时占用、挖掘道路、场地的，应当与相关施工单位在施工前签订协议，对小区施工现场管理和风险防范、法律责任分担问题进行约定，降低物业管理公司的法律风险和责任。施工结束后，应当将临时占用、挖掘的道路、场地，在约定期限内恢复原状，消除风险和隐患后再撤除安全防护措施。
小区和大厦的公共区域的绿化和消杀工作是维护小区和大厦良好生活环境的重要环节。但物业管理公司在上述工作中，要注意避免由于上述工作本身给广大业主和非业主使用人带来的潜在的风险和隐患。在绿化养护时，物业管理公司往往对新种植的草坪和其他植物，采用围栏方式阻止行人通行，以实现养护的目的。用来围栏的很多采用带刺的铁丝，而该铁丝在黑夜时，行人很难看清楚，容易造成行人被绊倒或摔伤，导致风险的形成。对于物业管理公司在公共区域设置的临时性障碍物，首先必须考虑所使用的障碍物本身是否会造成对他人的人身损害，应选择安全的障碍物，例如可以将铁丝更换为光滑的原形竹竿，加以夜间反光材料；其次，在障碍物前需要设置明显的提醒行人注意的标识，告知行人注意和绕行。在消杀前应在小区或大厦公示栏（或同时采取其他告之方式）告知业主或非业主使用人，公司实施消杀的时间安排，明示要注意未成年人和宠物的安全；消杀过程中，对作业的区域应适当加以封闭，暂时阻止行人通过；消杀完成后的一定时间，应在作业区域周围设置明显的提示和告知标识，避免因业主和非业主使用人在不知情的情况下，造成人身和财产损害。对小区和大厦中的商业用途的房屋管理也是物业管理公司面临的难题之一。商业用途的房屋如果用于进行饮食业，会给小区，尤其是周围邻近的业主带来一定程度的油烟和排污、气味的污染。因此，物业管理公司在饮食场所开业前应审查排污染、排烟设施的建设以及相关政府部门的批准文件；开业后，继续跟踪监督和管理，针对其他业主和非业主使用人的投诉，应及时调查取证，及时限期进行整改，对整改无效或拒不整改的，应依法向有关部门以书面形式反映情况，提交政府部门处理和处罚，因为物业管理公司不具有行政处罚的权利。而拖延和不作为，则可能发生新的风险和安全隐患。
针对物业管理公司发现的，在管理范围区域内的业主个人所有的物业存在安全隐患，可能危及公共利益及他人合法权益时，物业管理公司应书面通知责任人及时维修养护，要求业主给予配合；同时将上述情况书面告知给小区和大厦业主委员会，由业主委员出面协调，督促责任人履行自己的义务。在采取上述措施都无效的情况下，经业主大会同意，可以由物业管理公司维修养护。相关费用再由责任人承担，并向责任人追索。
另外，物业公司拟订的各项管理制度，经过业主大会确认后，使物业公司真正成为执行机构，也能在一定程度上规避一些管理风险。并且，这也是《物业管理条例》第十一条规定的业主大会的权利之一。
综上所述，物业公司除了需要将风险防范的措施溶入到规章制度中去，还需要加强员工的培训和督导工作，加强执行力，才能有效的提升物业企业防范风险的水平。
文：转载自常州物业管理网